Hoe kan ik als werkgever de WKR gebruiken voor het uitbetalen van vergoedingen aan mijn werknemers? – WKR uitbetalen

Als werkgever wil je je werknemers soms extra belonen, zonder hoge belastingkosten. Met de werkkostenregeling (WKR) kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven. Dit biedt jou de kans om kosten, zoals reiskosten of een onbelaste bonus, fiscaal slim te regelen.

Toch begrijpen veel werkgevers niet volledig hoe deze regeling werkt of waar ze op moeten letten.

Met jarenlange ervaring in het adviseren van bedrijven over personeelsregelingen weet ik hoe belangrijk het is om de WKR goed toe te passen. Deze blog legt duidelijk uit hoe je de WKR kunt gebruiken voor het uitbetalen van vergoedingen aan jouw werknemers.

Lees verder.

Samenvatting

• De WKR biedt een vrije ruimte van 1,92% tot €400.000 en 1,18% daarboven (2023) voor onbelaste vergoedingen aan werknemers.
• Via de WKR kun je kosten zoals reiskosten (€0,21/km), bonussen en kantinekosten fiscaal aantrekkelijk uitbetalen.
• Gebruik gerichte vrijstellingen, zoals studie- en opleidingskosten, buiten de vrije ruimteverdeling.
• Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets; vergoedingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in jouw branche normaal is.
• Monitor regelmatig jouw WKR-kosten om te voorkomen dat je de toegestane vrije ruimte overschrijdt.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De WKR helpt je om vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers te geven. Hiermee kun je bijvoorbeeld reiskosten, een cadeau of kantinekosten regelen zonder extra belasting te betalen.

Je mag een percentage van de fiscale loonsom besteden aan dit soort onbelaste vergoedingen. Dit percentage heet de vrije ruimte. Voor 2023 is de vrije ruimte 1,92% tot een loonsom van €400.000 en 1,18% daarboven.

Met de WKR bepaal jij zelf wat je onbelast aan je personeel aanbiedt. Deze regeling zorgt ervoor dat ook zaken voor privégebruik, zoals een fiets of mobiele telefoon, mogelijk zijn.

De Belastingdienst gebruikt wel een gebruikelijkheidstoets om te controleren of een vergoeding redelijk is.

De WKR biedt flexibiliteit voor werkgevers met voordelen voor werknemers.

Hoe kunt u de WKR gebruiken om vergoedingen uit te betalen?

De werkkostenregeling (WKR) maakt het voor jou mogelijk om werknemers onbelaste vergoedingen te geven. Je kunt hiermee flexibel omgaan en verschillende kosten fiscaal aantrekkelijk verrekenen.

1. Bepaal eerst het vrije ruimtepercentage op basis van de fiscale loonsom van je bedrijf. Dit is in 2023 1,92% tot €400.000 en 1,18% boven dat bedrag.
2. Vergoed reiskosten onbelast door ze binnen de vrije ruimte onder te brengen of gebruik gerichte vrijstellingen tot €0,21 per kilometer.
3. Geef een onbelaste bonus door deze als vergoeding uit te keren zolang er voldoende vrije ruimte beschikbaar is.
4. Betaal kantinekosten via de WKR door deze als eindheffingbestanddeel op te nemen en belastingvrij aan te bieden aan personeel, indien gebruikelijk binnen je sector.
5. Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets van de Belastingdienst waarbij een vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is binnen jouw branche.
6. Bereken regelmatig de WKR-kosten om te zorgen dat je niet over de beschikbare vrije ruimte heen gaat en onverwacht belasting moet betalen.
7. Gebruik gerichte vrijstellingen, zoals studie- of opleidingskosten, die volledig buiten de vrije ruimte vallen volgens de WKR-regels.
8. Zorg ervoor dat alle administratie rondom vergoedingen overzichtelijk wordt bijgehouden om fouten bij controle door de Belastingdienst te vermijden.

Deze stappen helpen jou effectief gebruik te maken van de voordelen die deze regeling biedt voor werkgevers én werknemers.https://www.youtube.com/watch?v=OzzNfuCKYtQ

Belangrijke aandachtspunten bij het toepassen van de WKR

Controleer altijd of kosten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst accepteert alleen vergoedingen als deze niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties.

Zorg dat je niet over het toegestane percentage van de fiscale loonsom gaat. Dit percentage bepaalt het bedrag dat je onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen.

Houd rekening met gerichte vrijstellingen, zoals reiskosten of opleidingskosten, die buiten de vrije ruimte vallen. Overleg regelmatig met je administratie om WKR kosten nauwkeurig bij te houden.

Dit voorkomt onverwachte belastingheffingen. Verdiep je ook in de eindheffingsbestanddelen om fouten te voorkomen bij berekeningen binnen de regeling.

Conclusie

De WKR biedt kansen voor onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers. Je behoudt controle over vergoedingen en voorkomt extra loonbelasting. Zorg dat je de regels en vrijstellingen slim toepast.

Gebruik het om kosten zoals reiskosten of kantinekosten te regelen. Begin vandaag en haal het maximale uit de regeling.

Lees meer over hoe u de spaarloonregeling kunt uitbetalen aan uw werknemers op onze pagina over spaarloonregeling uitbetalen.

Veelgestelde Vragen

1. Wat is de WKR en hoe werkt het voor werkgevers?

De WKR (werkkostenregeling) is een regeling waarmee werkgevers belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen geven, zoals reiskosten of een kerstpakket.

2. Hoe kan ik de WKR gebruiken om vergoedingen uit te betalen?

Je kunt binnen de vrije ruimte van de WKR belastingvrije vergoedingen uitkeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor kosten die werknemers maken voor hun werk.

3. Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?

Als je meer uitgeeft dan de vrije ruimte, betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat boven de grens uitkomt.

4. Welke vergoedingen vallen onder de WKR?

Vergoedingen zoals reiskosten, maaltijden tijdens overwerk, en kleine geschenken vallen binnen de WKR. Zorg dat deze kosten zakelijk zijn om belastingvoordeel te houden.